Montar o funil de vendas
Resumo
O funil é a fila do seu atendimento: cada coluna é uma etapa pela qual quem pediu orçamento passa. Aqui você ajusta as colunas uma única vez e depois só arrasta os cartões — e no fim sabe quantos negócios você ganhou e quantos perdeu.
Antes de começar: o que é coluna e o que é lead
- Coluna é a etapa. Exemplo: "Pediu orçamento", "Visitou o espaço" (ou "Fez a avaliação", "Recebeu a proposta"), "Fechou".
- Lead é a pessoa que pediu orçamento e ainda não é cliente. Ela vira um cartão dentro de uma coluna.
O lead novo entra na primeira coluna do funil padrão (um formulário do site pode mandar os dele para outra coluna — você escolhe no cartão do formulário). Por isso vale a pena pensar de baixo para cima: qual é o primeiro contato e qual é o desfecho.
Ajustar as colunas do seu funil
No menu lateral, vá em Funil de vendas → Funil.
- Confira, no alto, o campo Editando: — ele mostra qual funil está na tela. O que tem o selo padrão é o que recebe os leads novos. Ao lado dele ficam o lápis (renomear), o ? (a explicação rápida) e o menu ⋮, com Novo funil, Tornar padrão, Preencher com as colunas sugeridas e Remover funil.
- Se a sua empresa está começando, abra o menu ⋮ e clique em Preencher com as colunas sugeridas, confirmando em Preencher. O sistema monta um funil que serve a qualquer venda consultiva — Novo, Em contato, Reunião agendada, Proposta enviada, Ganho e Perdido —, e você ajusta os nomes depois.
- Para renomear uma coluna, clique no nome dela e escreva o nome que a sua equipe usa no dia a dia.
- Em cada linha, escolha o tipo da coluna na lista: Em andamento, Ganho ou Perdido. A primeira coluna precisa ser Em andamento — é nela que o lead novo entra.
- Escolha a cor da coluna — é ela que aparece no quadro de leads.
- Para mudar a ordem, segure a alça de arrastar da linha e leve a coluna para cima ou para baixo.
- Falta uma etapa? Clique em + Adicionar coluna.
- Terminou? Clique em Salvar funil. O rodapé mostra Há alterações não salvas. enquanto houver mudança pendente (com o botão Desfazer) e Tudo salvo. quando não há nada pendente.
Preencher com as colunas sugeridas não salva nada sozinho: a tela mostra as colunas sugeridas, você confere e só então clica em Salvar funil. Se alguma coluna sua com leads sair, ao salvar a tela pergunta para onde eles vão.
Ganho e Perdido dizem o que aquela etapa significa nos relatórios. Um lead parado numa coluna Em andamento continua na sua fila de trabalho; um lead em Ganho ou Perdido já teve desfecho. Marque isso certo e os números passam a fazer sentido.
Cada linha ainda mostra quantos leads estão naquela etapa (quando há algum), e tem o ícone de excluir para tirar a coluna. O funil precisa ter pelo menos uma coluna, e duas colunas não podem ter o mesmo nome.
Ao salvar, se uma coluna com leads saiu do funil, abre a janela Para onde vão os leads?: escolha a coluna que recebe os leads de cada uma e clique em Mover e salvar. Ninguém é apagado — só muda de etapa. Escolha o destino com calma.
Ter mais de um funil
Dá para ter funis diferentes — por exemplo, um para vendas avulsas e um para planos mensais.
- Clique em + Novo funil e preencha o Nome do funil. Ele já nasce com as colunas padrão.
- Ajuste as colunas dele do mesmo jeito e clique em Salvar funil.
- Se esse passa a ser o principal da empresa, clique em Tornar padrão — o selo padrão muda para ele, e é ele que vai receber os leads novos.
- Para renomear um funil existente, clique no lápis ao lado do nome (Renomear funil).
Um funil que não é o padrão também traz o ícone Remover funil, para o caso de você ter criado sem querer. Só dá para remover um funil sem leads e que não seja o padrão.
Quando você troca o funil em Editando:, a tela avisa qual está aparecendo — por exemplo, "Mostrando o funil "Funil de vendas" (o padrão)". Vale conferir esse aviso antes de mexer nas colunas — para não editar o funil errado. Se houver mudança sem salvar, a tela pergunta antes se você quer descartar.
Trabalhar os leads no quadro
No menu, vá em Dia a dia → Leads. É uma coluna por etapa do funil, com a contagem de cada uma.
São duas formas de ver a mesma base, no seletor do alto: QUADRO (uma coluna por etapa) e TABELA (uma linha por lead, ordenável). Ainda no alto você tem:
- A lista para trocar de funil, quando a empresa tem mais de um.
- A busca Nome, telefone ou e-mail.
- As fichinhas Todos / Quente / Morno / Frio — para ver só quem está mais perto de fechar. Ver Temperatura do lead.
- O recorte de data: o seletor de dia (CRIADOS HOJE, com as setas para andar dia a dia) e o período De:/Até:, para responder "quanto entrou este mês" sem navegar dia por dia. Os dois valem nas duas formas de ver.
- O seletor Tamanho do cartão, o total de leads e o botão de atualizar.
- O ícone de calendário (Reuniões), que abre a tela Dia a dia → Reuniões.
- Importar e Novo lead.
Cada cartão mostra o nome, o telefone ou o e-mail, o selo de pontos, quando foi o último contato (ou, se ainda não houve contato, há quanto tempo está na coluna) e de onde veio (Site, Instagram, Planilha, WhatsApp, Cadastro manual, Anúncio Meta, Formulário de anúncio (Meta), Indicação...).
Tocar em qualquer ponto do cartão abre a ficha do lead. Os ícones do rodapé do cartão são os atalhos das ações: conversar no WhatsApp, mandar e-mail, transformar em cliente e remover.
Para mover alguém de etapa, arraste o cartão para a coluna nova. No computador, arrastando com o mouse no vão entre as colunas o quadro anda para o lado; a roda do mouse faz o mesmo.
Rolando até perto do fim, os próximos 100 chegam sozinhos — e um botão Carregar mais fica no rodapé para quem preferir clicar. Enquanto houver mais para buscar, um aviso no alto lembra que a contagem das colunas é do que está na tela, e não da base inteira.
O selo verde: cliente esperando resposta
Quando há mensagem do cliente no WhatsApp sem resposta, o cartão ganha um selo verde com o ícone de conversa e o número de mensagens (acima de nove, "9+"). Passando o mouse, ele diz o que é: "3 mensagens do cliente sem resposta".
O selo aparece nas duas formas de ver — quadro e tabela — e também no alto da ficha do lead. É de propósito: a pessoa que triagem o quadro de manhã não devia precisar abrir a caixa de conversas para descobrir quem está esperando.
Na ficha do lead, ao lado do selo, aparece o botão Sem pendência. Ele serve para o caso em que alguém já respondeu por fora — pelo celular, por telefone, na visita — e o selo ficaria aceso para sempre cobrando uma resposta que já aconteceu. Um clique e a conversa conta como lida; o selo apaga no quadro também.
Abrir a ficha não é responder. Se o selo sumisse ao abrir, bastaria alguém dar uma olhada no lead para o cliente virar invisível na fila — e é justamente o cliente que escreveu e não teve resposta que não pode ser perdido.
O total de cada coluna
No cabeçalho de cada coluna, ao lado da contagem, vai a soma dos valores dos negócios daquela etapa.
É o que responde, sem abrir relatório nenhum, à pergunta que importa no fim do mês: quanto tem em negociação e quanto está por fechar. Vinte leads de mil reais e dois leads de dez mil enchem a coluna igual; em dinheiro são coisas diferentes.
O que não pode faltar para avançar
Uma etapa pode exigir informação antes de receber um lead. Arrastando um cartão para lá sem isso, o sistema para e pede o que falta, em vez de deixar o lead andar pela metade.
Numa casa de festas, a conta já nasce com duas exigências em Data reservada: a data da festa e o número de convidados — que é exatamente o par que, faltando, faz duas famílias esperarem o mesmo sábado.
As exigências valem também para o assistente de IA: é dessa lista que ele tira o que perguntar sozinho na conversa. E o lead que chegou pela landing page já vem com as duas respondidas, então a exigência não vira burocracia em cima de um dado que a empresa já tem.
Para mexer nelas, vá em Funil de vendas → Funil e clique em Exigências, na linha da coluna. Tendo exigências, o botão troca o rótulo pelo número delas — assim dá para ver de relance quais colunas travam a entrada. Cada exigência tem uma chave, um rótulo, um tipo (texto, número, data, documento ou escolha) e um texto de ajuda, que é o que a IA usa para saber como perguntar.
Quem acabou de chegar está na primeira coluna e é quem mais esfria se ficar esperando. O campo "último contato" no cartão mostra na hora quem está sendo esquecido.
Cadastrar um lead na mão
Alguém ligou ou passou na recepção? Coloque no quadro para não perder.
- Clique em Novo lead.
- Se a pessoa já é cliente da sua empresa, use a busca Já é cliente? Busque pelo nome no alto da janela e clique em Usar: os dados são preenchidos e o lead fica ligado ao cadastro do cliente.
- Preencha Nome e Telefone (WhatsApp) — é por esse número que você vai conversar depois.
- Preencha o E-mail, se a pessoa deu.
- Escolha a Coluna em que ela entra.
- Escreva na Observação o que foi combinado ("quer orçamento para sábado à tarde, 20 pessoas").
- Clique em Cadastrar — ou Cancelar para desistir. É preciso informar ao menos o nome, o telefone ou o e-mail.
Não precisa digitar um por um: o botão Importar no quadro sobe uma planilha. Ver Captar leads sozinho.
A ficha do lead
Clique no cartão para abrir a ficha. É aqui que você vê a história inteira da conversa.
No alto: o nome, a idade do lead ("Criado há X dias · na coluna atual ontem") e o selo de temperatura.
- A lista Coluna move o lead de etapa sem precisar arrastar.
- Ajustou nome, telefone, e-mail, observação ou o Valor do negócio? Clique em Salvar dados. O valor do negócio entra como receita — e no retorno dos anúncios — quando o lead vira venda.
- Quem veio de um anúncio mostra a campanha, o anúncio e o formulário da Meta de onde chegou.
- O bloco REUNIÃO mostra a reunião ou visita marcada e o que fazer com ela. Ver Agendar reuniões.
- O bloco DE ONDE VEIO traz a Origem e o que a pessoa contou ao pedir orçamento — por exemplo, Quantidade de pessoas e Data do evento, se o seu formulário pergunta isso.
À direita ficam as ajudas e o histórico:
- Sugerir resposta escreve uma mensagem para você mandar (só com a IA ligada, no plano Pro).
- Resumir lead conta em poucas linhas o que já aconteceu — bom quando outra pessoa vai atender (também só com a IA).
- No campo de anotação, escreva o que combinaram e clique em Anotar.
- Abaixo, a linha do tempo registra tudo: Agendou reunião, Mudou de etapa no funil, Mandou mensagem no WhatsApp, Anotação, Enviou o formulário e Lead criado.
A linha do tempo é a memória da empresa. Quando você sai de férias ou troca quem atende, a ficha explica sozinha onde a conversa parou.
Conversar com o lead sem sair do funil
No rodapé do cartão, o ícone de conversa abre a conversa de WhatsApp daquele lead numa janela, com o histórico e o campo para responder. É a mesma conversa de Dia a dia → Conversas: o que sai daí entra no histórico do lead e a equipe inteira vê.
O ícone só aparece com um canal de WhatsApp conectado — pelo QR Code ou pelo número oficial. Sem canal, ele some: a conversa não teria onde acontecer.
E ele acende em vermelho quando alguém está esperando você:
| O que aconteceu | Como o ícone fica |
|---|---|
| A última mensagem foi do cliente | Vermelho — a bola está com você |
| Há mensagens não lidas | Vermelho, com o número ao lado |
| A sua última mensagem não foi entregue | Vermelho, com o ícone de alerta |
| Nada pendente | Cinza |
Abrir não é responder. O contador de não lidas zera quando alguém abre, mas se a última mensagem foi do cliente o ícone continua vermelho — é justamente esse lead que não pode sumir da fila.
Devolver a conversa para a IA
No alto da janela da conversa, no plano Pro, existe o botão do robô. Assim que uma pessoa responde na mão, a conversa passa a ser dela; este botão devolve o atendimento à IA pelas próximas 24 horas.
Sem a IA conectada, o botão aparece apagado — clicando nele, o sistema explica o que falta e leva direto para a tela da IA. No plano Básico ele não aparece.
Ver A IA respondendo e movendo o funil.
E depois
- Captar leads sozinho — deixe o quadro se abastecer sem ninguém digitar.
- Agendar reuniões — marque a reunião ou visita e controle quem apareceu.
- Temperatura do lead — como o sistema decide quem está quente.
- A IA respondendo e movendo o funil — o lead andando de coluna sem você.
- O CRM trabalhando por você — receber só as reuniões prontas para fechar.